A Dataeasy, fundada em 24 de março de 2003 com a missão de ajudar empresas e governos a simplificarem processos e garantirem acesso seguro às informações essenciais, observa que a transição para o governo digital no Brasil enfrenta um desafio central: integrar documentos históricos, processos administrativos em andamento e novos fluxos totalmente digitais. A modernização do Estado só se torna real quando essas três camadas convivem de forma estruturada, rastreável e acessível.
O peso do acervo histórico e a necessidade de preservação
Grande parte da administração pública ainda depende de documentos físicos produzidos ao longo de décadas. Muitos desses documentos são essenciais para comprovação de direitos, continuidade de políticas públicas, auditorias e memória institucional. A digitalização, porém, exige mais do que escanear o papel: é preciso aplicar metadados, respeitar classificações arquivísticas, garantir autenticidade e preservar o contexto original.
Para a Dataeasy, documentos históricos digitalizados sem método tornam-se arquivos difíceis de localizar e incapazes de sustentar decisões futuras.
Processos atuais: fluxos híbridos que ainda desafiam a gestão
No estágio intermediário da transformação digital, muitos órgãos operam com fluxos híbridos: parte dos registros nasce em papel, parte nasce digital, e outra parte é digitalizada apenas na etapa final. Esse cenário gera duplicidades, versões conflitantes e dificuldade de rastreamento. A transição para o governo digital depende de unificar esses fluxos sem interromper a rotina institucional.
Workflows, SIGAD e trilhas de auditoria desempenham papel essencial ao permitir que documentos físicos e digitais sigam o mesmo ciclo de vida governado.
Os novos fluxos nativos digitais e o risco da fragmentação
Demandas modernas — como protocolos eletrônicos, sistemas de atendimento online, plataformas de integração e assinaturas ICP-Brasil — criam documentos que já nascem digitais. Contudo, quando esses novos fluxos não se comunicam com bases históricas ou com processos atuais, surge um ambiente fragmentado, onde informações coexistem sem coerência.
A Dataeasy enfatiza que o governo digital exige interoperabilidade: sistemas precisam conversar entre si e registrar o ciclo de vida completo de cada documento, independentemente da origem.
O desafio da continuidade administrativa
A integração entre passado, presente e futuro documental garante que mudanças de gestão não interrompam políticas públicas, não inviabilizem serviços e não comprometam análises estratégicas. Documentos históricos fornecem contexto; documentos atuais registram decisões; documentos digitais nativos aceleram a operação. Juntos, sustentam a maturidade administrativa.
Sem essa integração, cada nova gestão precisa “recomeçar do zero”, ampliando custos e reduzindo eficiência.
Governança como elemento estruturante
Para a Dataeasy, governo digital não é apenas digitalização, mas governança informacional. Isso exige:
- políticas claras de temporalidade;
- controle rigoroso de acesso e versões;
- metadados padronizados;
- registro imutável das ações;
- integração documental entre sistemas.
Com esses pilares, a transição deixa de ser apenas tecnológica e se torna estrutural.
Conclusão
A transição para o governo digital requer mais do que adotar softwares modernos: exige integrar documentos históricos, processos atuais e fluxos digitais emergentes sob uma única lógica de governança. Desde 2003, a Dataeasy defende que o Estado só alcança eficiência plena quando sua informação é tratada com rigor, continuidade e inteligência. O futuro digital depende da capacidade de organizar o passado e governar o presente para construir um futuro documental transparente, seguro e interoperável.
Autor: Diego Velázquez
